On appelle système nerveux, le dispositif permettant au corps humain de se mouvoir et de manière générale de fonctionner. Wikipedia le définit comme « un système biologique animal responsable de la coordination des actions avec l’environnement extérieur et de la communication rapide entre les différentes parties du corps. » Un système d’information-communication à la même fonction pour une entreprise.
L’entreprise, c’est d’un point de vue économique, une structure avec des hommes, des biens ou/et services produits et un régime juridique qui va permettre à une idée de se concrétiser sur le terrain.
Une communauté est, au regard de ses objectifs et fonctions, plus vaste que le concept d’entreprise. Elle semble être particulièrement bien adaptée pour gérer au mieux une ressource matérielle ou/et immatérielle. Selon le paradigme des biens communs ou communs, la communauté pourrait être une voie d’avenir pour infléchir voire dépasser le capitalisme entrée dans l’économie collaborative.
Pas d’avancées durables dans une aventure collective sans échanges d’informations donc de communication à la fois entre ses membres (communication interne) et en dehors (communication externe). Nous ne nous intéresserons dans cet article qu’à la communication interne numérique en nous interrogeant sur la raison de mettre en place un système d’information-communication communautaire (le pourquoi) et sur son périmètre (le quoi et le comment).
Le pourquoi ?
Une grande raison, l’efficacité. Et puisque, selon un dicton populaire, « gagner du temps, c’est gagner de l’argent » , l’efficacité a un impact économique non négligeable.
Dix personnes, c’est dix façons de voir et de travailler. Une vraie richesse pour mener un projet. Mais également, une organisation de l’information kafkaïenne si chacun(e) créé(e) sans concertation ses documents. Ré-inventer la roue quand on a pas l’information, c’est brillant, mais tellement dommage en terme de gaspillage de ressources lorsqu’il aurait suffit d’un peu d’organisation.
Une information maîtrisée, c’est-à-dire au moins organisée et gérée, prend du temps. C’est l’affaire de tous, même si quelques spécialistes peuvent avoir un rôle plus important de manière à simplifier la vie des autres intervenants.
Un impératif, la mutualisation qui passe par une certaine rationalisation des processus de création et diffusion de l’information. Mutualisation, rationalisation, « simplexification », voilà quelques caractéristiques de l’optimisation.
Un objectif, l’optimisation. Optimiser c’est « Rendre optimal, atteindre un optimum de production, obtenir le meilleur, selon un ensemble de critères, d’une chose ou d’une situation. » http://fr.wiktionary.org/wiki/optimiser
Alors que les outils liés à la recherche d’information se réduisent souvent à …. Google. Ceux de diffusion de l’information sont légions. Autant d’individus avec chacun son ou ses outil(s) fétiche(s). Parfois gratuits, parfois payants souvent séduisants et présentés comme simples, les outils ont tous un prix. Celui qu’il faut prendre pour les maîtriser (quand c’est possible) et la complexité à les faire se concilier en un tout cohérent, le système d’information communication communautaire (infocom).
Du quoi au comment ?
Dresser le portrait robot d’un système infocom numérique idéal, c’est tenter d’établir une typologie des besoins. Il faut ensuite se pencher sur la mise en œuvre.
Typologie des besoins
- Gérer des informations non structurées : le forum
- Retrouver rapidement l’information : plan de classement et bases de données
- Créer un contenu commun : pad et wiki
- Faire de la veille partagée : les outils de cartographie
- Structurer une communauté : le réseau social
Modalités de mise en œuvre
Le courriel ou email est souvent le plus petit dénominateur commun pour communiquer entre individus. Éminemment pratique sur le court terme, il devient – utilisé comme système d’information général par défaut – une plaie sur le moyen et long terme. Nous l’avons d’ailleurs, dans un précédent article, identifié comme source de déchets informationnels. Combien d’emails réellement importants (c’est à dire engageant la responsabilité de l’entreprise) dans ce maelström de données guère structurées ?
Nous croyons possible que les courriels puissent être avantageusement remplacés notamment par la production de documents numériques correctement formés et par un réseau social auto-hébergé.
Le réseau social ne sera qu’un outil au service d’une communauté. L’essentiel n’est pas dans l’implémentation de cet outil ou d’un autre. Il se trouve dans la constitution ou le rassemblement d’une communauté soudée et efficace dont les membres ont appris à travailler ensemble pour réaliser un ou des buts communs.
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In fine la mise en place du système infocom nécessitera des arbitrages entre plusieurs critères qui pourront s’opposer. Nous pensons principalement à ceux de « maîtrise » et de « simplicité » de l’outil. Il devra être le résultat pragmatique d’un consensus de la communauté en fonction des priorités dans les besoins que ses membres se sont donnés.
Apprendre à utiliser l’intelligence collective, tel est le véritable enjeu. Si vous souhaitez être formé ou, être assisté dans la conduite de votre projet faisant appel à l’intelligence collective, n’hésitez pas à contacter InfoGnuEureka !
Le 25/11/2013
CD