Après une réunion destinée à mieux comprendre le fonctionnement interne d’une jeune association innovante, voici les recommandations qui ont pu être faîtes pour le cas étudié. Quelques amandements ont été faits après discussion avec cette association.
1. Clarifier
1.1. Les rapports avec les « partenaires »
Pour sécuriser les actions menées sur le moyen ou long terme et rassurer les bailleurs et collectivités territoriales, il pourrait être judicieux :
- d’utiliser un outil de cartographie pour éclaircir les rapports existant avec une multitude d’associations
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d’ajouter une catégorie de « membre associé » dans les statuts pour d’autres associations très proches et fonctionnant en synergie
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d’établir – dans certains cas – des contrats de partenariat avec des personnes morales plus commerciales ou ne souhaitant pas s’associer aussi étroitement.
1.2. Son offre de services
1.2.1 Ses services non marchands
Grainothèque – Bibliothèque – Outilthèque – [Photothèque]
1.2.2 Son offre commerciale
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La conduite de projet (MOA ou/et MOE)
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Ses formations
Proposition : établissement d’un catalogue des formations avec des fiches sur les publics, les outils, le contenu de la formation, les objectifs de la formation, les photos d’ateliers déjà réalisés
Penser à la formation professionnelle continue.
2. Optimiser
2.1. L’aménagement de l’espace du local
Quelques suggestions :
- Commencer par lui donner un nom !
- Penser à la gestion des ressources en réseau en synergie avec d’autres lieux.
- Diviser l’espace en zone : Ex. Bibliothèque – Zone de stockage – espace de réunion – Postes de travail & ressources informatiques.
2.2. Ses ressources
Suggestions :
- Mettre en place une liste exhaustive et centralisée des fournisseurs par catégorie (équipement de jardinage – fournitures de bureau …)
- Identifier les propriétaires des matériels partageant les locaux par des étiquettes ou/et un code couleur… pour une mutualisation raisonnée et encadrée.
- Gérer ses ressources matérielles de la commande, jusqu’à la fin de vie des équipements.
- Mettre en place un système d’information numérique mutualisé pour l’ensemble des utilisateurs du « tiers lieu » / lieu de travail partagé et de ses annexes.
- Mettre ses photos sous licence creative commons et recourir à http://commons.wikimedia.org pour les diffuser largement, se faire connaître et créer d’autres liens avec le monde du libre.
Miser sur la transparence et la simplicité !